EZD- oprogramowanie dla samorządów i uczelni
Są w instytucje w których składnie dokumentów jest niezbędne, aby móc załatwić swoje sprawy. Takimi miejscami są m. in. samorządy i uczelnie. Na uczelniach wyższych począwszy od dokumentów składanych w związku z przyjęciem na studia, czy związanych z tokiem studiów i ich zakończeniem, w ciągu całych 3, 5 czy 6 lat jest naprawdę wiele. Część dokumentacji powinna być składana przez uniwersytecki system USOS, jednak część nadal należy składać w wersji papierowej, co często bywa problematyczne. Podobnie jest w urzędach - kończące się terminy, ograniczone godziny pracy sekretariatów, konieczność wydruku dokumentów – to wszystko nie sprzyja pomyślnemu załatwianiu spraw. Aby więc pomóc petentom i studentom powstało specjalne oprogramowanie EZD https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/comarch-ezd/comarch-ezd-dla-oswiaty-i-szkolnictwa-wyzszego/ – czym jest i jakie są korzyści związane z jego wdrożeniem?
Czym jest i jak działa EZD?
EZD to po rozwinięciu Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją. EZD może być zarówno implementowany w systemie EZD RP on premise, czyli bezpośrednio na stronie internetowej danego podmiotu. Instalacja systemu jest w pełni darmowa, wymaga jedynie odpowiedniego przygotowania infrastruktury, w tym serwerów. Drugi rodzaj systemu to EZD RP SaaS, który sprawdzi się w mniejszych podmiotach i obsłuży instytucje za pomocą danych zawieszonych w chmurze. EZD pozwala na przenoszenie całych archiwów oraz bieżących dokumentów do baz elektronicznych, co przynosi wymierne korzyści zarówno dla placówek korzystających z systemu, jak i petentów. Urzędnicy mają możliwość wymiany i przesyłania niezbędnych dokumentów, oczywiście z zachowaniem wszelkich procedur. To właśnie ustalenie zasad i procedur dotyczących obiegu dokumentów w sieci stało się kamieniem milowym na drodze instytucji ku przenoszeniu papierowej dokumentacji do elektronicznej bazy.
Historia EZD
Jednolite oprogramowanie do elektronicznego zarządzania dokumentacją początkowo funkcjonowało w formie regionalnego systemu EZD PUW przeznaczonego dla Podlasia. Na mocy porozumienia Wojewody Podlaskiego z Ministerstwem Cyfryzacji i innymi wojewodami system z powodzeniem wdrażany jest w coraz większej części kraju (16 województw), ale także w samorządach, administracji rządowej, ministerstwach, szpitalach, sądach czy uczelniach wyższych. Obecnie programem teleinformatyzacji objęte jest ponad 430 urzędów i 77 000 urzędników obsługujących infrastrukturę. Kolejne podmioty widząc zalety związane z EZD są zainteresowane wdrożeniem programu i ułatwieniem pracy swojemu personelowi, ale także petentom i wszystkim mieszkańcom gmin, powiatów i województw na terenie niemal całego kraju. Możliwość wdrożenia EZD jednostkom znajdującym się poza Skarbem Państwa wprowadzono 11 maja 2014, z momentem wejścia w życie art. 13a ustawy o informatyzacji. Na tej podstawie z oprogramowania mogą korzystać uczelnie wyższe, instytucje samorządu terytorialnego czy NBP.
Korzyści z EZD
- Bezpieczeństwo dokumentów – nad bezpieczeństwem dokumentów pracują informatycy, dzięki czemu wprowadzane dane są w pełni bezpieczne. Do kwestii bezpieczeństwa można również podejść od drugiej strony – wprowadzone do bazy dokumenty nie ulegną fizycznemu zniszczeniu, nie zaginą, a także nie ulegną uszkodzeniu z biegiem czasu.
- Oszczędność czasu i kosztów – utrzymywanie magazynów czy sal z dokumentami niesie ze sobą koszty, które można ograniczyć wprowadzając dokumenty do systemu. Również przesyłanie dokumentów między instytucjami umożliwia szybsze rozwiązywanie spraw i wydawanie decyzji.
- Poprawienie jakości obsługi klienta – dzięki EZD obsługa klienta jest znacznie bardziej komfortowa i trwa zdecydowanie krócej. Korzystanie z EZD sprawia, że urząd staje się bardziej przyjazny a sam proces orzecznictwa klarowniejszy.
